۸ راهکار برای افزایش بهره‌وری دورکاری
این روزها به‌دلیل افزایش ترافیک، عبارت کار کردن از راه دور را بیشتر از قبل می‌شنویم. باتوجه به اهمیت این موضوع، تصمیم گرفتیم تا نکاتی را برای بهبود کیفیت پروژه‌ها و فعالیت‌های دورکاری بیابیم و به کمک آن‌ها، بهترین نتایج را در کارمان به‌دست آوریم. شرکت جهان نور نیز به منظور رعایت پروتکل‌های بهداشتی و همچنین تامین سلامت کارکنان خود، پروژه‌های دورکاری متنوعی برای همکاران خود تعریف نموده است. در همین راستا به چند نکته اصلی پیرامون افزایش کیفیت دورکاری اشاره می‌نماییم
کار کردن از راه دور و بهره‌وری کاری
بهتر است بدانید که طبق مطالعات، مشخص شده است که دورکاری، تأثیر فوق‌العاده‌ای بر افزایش بهره‌وری کارمندان دارد.
یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۶ نشان داد که ۹۱ درصد از شرکت‌کنندگان، هنگام کار در منزل، وظایف بیشتری انجام می‌دهند و بسیاری از آن‌ها اعلام کردند که برعکس زمانی که در شرکت هستند؛ هنگام کار کردن از راه دور، احساس شادی بیشتری دارند. همچنین طبق مطالعه دو ساله دانشگاه استنفورد در سال ۲۰۱۹، کارمندان دورکار باعث افزایش بهره‌وری شرکت می‌شوند.
هاب اسپات، سبک کار کردن از راه دور را بیشتر می‌پذیرد و اخیرا گروه بازاریابی آن، یک نشست سه ماهه از راه دور، برگزار کرد. به‌این‌ترتیب، تمام بازاریابان هاب اسپات و حتی افرادی که در دفتر هاب اسپات کار می‌کردند؛ به‌جای رزرو یک اتاق کنفرانس بزرگ، به‌سادگی و تنها با یک تماس ویدیویی، از مکان‌های دوردست در این جلسه ویدئویی، شرکت کردند. در پایان جلسه مجازی، از گروه کوچکی از بازاریابان دورکار هاب اسپات، خواسته شد تا درباره تجربه فعالیت خود خارج از دفتر کار، صحبت کنند.
باوجودی‌که این روش، بسیار جالب به‌نظر می‌رسد؛ ممکن است هنوز فکر کنید:
دورکاری بسیار عالی به‌نظر می‌رسد؛ اما آیا انجام این کار، برای مدیران هم، امکان‌پذیر است؟
جواب این سوال در مجموعه هاب اسپات، مثبت است. در حقیقت، شش نفر از اعضای گروه وبلاگ نویسی آن، از راه دور کار می‌کنند؛ ازجمله دو مدیر ناظر که در نقاط مختلف ایالات‌متحده، ساکن هستند.
عالی به نظر می‌رسد، نه؟ زمانی که اولین کار نیمه‌وقت یا کاملا از راه دور خود را شروع می‌کنید، حتما از محل کار خارج از شرکت‌تان، هیجان‌زده می‌شوید؛ اما شاید نگرانی‌هایی هم داشته باشید: چطور می‌توانم در شرکت، دیده شوم؟ آیا جلسات مهم را از دست خواهم داد و از چرخه، جدا می‌افتم؟»
۸ نکته درمورد کار کردن از راه دور
۱. بررسی کنید که آیا کار کردن از راه دور برای شما مناسب است یا خیر؟
۲. جلسات و ساعات کاری را در بخش‌های کوچک، زمان‌بندی کنید.
۳. ارتباط خود با افراد را بیشتر کنید.
۴. قرارهای مجازی و چت غیررسمی با همکاران ترتیب دهید.
۵. فضای کارآمد برای کار در منزل، ایجاد کنید.
۶. خارج از فضای همگانی منزل، کار کنید.
۷. برای تماس‌های ویدیویی، آماده باشید.
۸. استراحت را فراموش نکنید.
حال، به توضیح مختصری درباره هرکدام از این مباحث می‌پردازیم تا آشنایی بیشتری با آن‌ها پیدا کنیم:
۱. بررسی کنید که آیا دورکاری برای شما مناسب است یا خیر
برای بعضی افراد، دورکاری به‌صورت تمام‌وقت، ایده‌آل است. با این‌حال، عده‌ای ترجیح می‌دهند که ملاقات‌ها را طی هفته و به‌صورت حضوری برگزار کنند تا فقط یک یا دو روز به‌طور تمام‌وقت، از راه دور کار کنند. گروه آخر، افرادی هستند که احساس می‌کنند، تنها با کار کردن در داخل شرکت، بیشترین کارایی و بهره‌وری کاری را خواهند داشت.
نظر افراد، باهم متفاوت است. پس اگر می‌خواهید دورکاری را امتحان کنید، آزمایش این سه روش کار که باهم مرور کردیم؛ می‌تواند برای تصمیم‌گیری درمورد مکان شغل‌تان، مفید باشد.
در جلسه بازاریابی سه‌ماهه داخلی هاب اسپات که در بالا به آن اشاره کردیم، اشخاص حاضر در جلسه به‌صورت مجازی، پیشنهاد دادند:
افرادی‌که فکر می‌کند، این شیوه کار برای‌شان مناسب است؛ باید چند کار را از منزل و با برنامه‌ریزی، انجام دهند. ابتدا می‌توانند با یک‌روز دورکاری در هفته، شروع کنند و بعد از عادت به محیط جدید، تعداد روزها را به دو یا سه‌روز در هفته، افزایش دهند.
۲. جلسات و ساعات کاری را در بخش‌های کوچک، زمان‌بندی کنید
وقتی از راه دور کار می‌کنید، به‌راحتی حواس‌تان با خانواده، دوستان یا سایر مسائل روزمره زندگی، منحرف می‌شود. کار کردن در خانه خودتان، باعث حواس‌پرتی می‌شود؛ زیرا شما حین کار، به کارهای خود یا امور خانه هم فکر می‌کنید. همچنین ممکن است، آماده‌شدن برای تماس‌های کاری پراکنده، تمرکزتان را از پروژه‌های بزرگ‌تر که نیازمند توجه کامل شما هستند، منحرف کند. برای جلوگیری از این حواس‌پرتی‌ها، هنگام شروع کار در خانه، برنامه کامل و دقیقی برای خود بریزید.
به گفته «ربکا وایت (Rebecca White)»، نویسنده‌ی هاب اسپات که در کالیفرنیا اقامت دارد؛ برنامه‌ریزی و پیروی از یک برنامه مشخص، برای افرادی‌که اولین‌بار است کار کردن از راه دور را تجربه می‌کنند، بسیار اهمیت دارد.
در اولین فرصت، برای خودتان یک روال روزانه، تنظیم کنید. یعنی برای کاری که در طول‌روز انجام می‌دهید، مرز مشخص کنید.
ربکا وایت
وایت توضیح می‌دهد که تعیین مرزهای برنامه، شامل تعیین زمانی است که مشغول کار نیستید. از آن‌جایی‌که ممکن است، در ساعات کاری شرکت یا خارج از آن‌ها کار کنید؛ می‌توانید بازه‌های زمانی دیگری را هم درنظر بگیرید تا در آن بازه‌ها، همکاران‌تان هم در شرکت، حضور داشته باشند.
وایت هشدار می‌دهد که تعیید برنامه‌ای با مرزهای مبهم، باعث می‌شود که شما در ساعت‌های غیرمعمول، مشغول کار کردن باشید.
به‌راحتی می‌توان در طول روز، به دام کارهایی افتاد که علی‌رغم انجام آن‌ها، احساس کنید که وقت خود را تلف کردید و حالا باید آخرشب، بیشتر کار کنید. تعیین مرز برای خود و داشتن یک برنامه روزانه، به جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی، کمک می‌کند.
ربکا وایت
«اسکات تاوسلی (Scott Tousley)»، سرپرست ارشد گروه جذب کاربر که او هم در کالیفرنیا اقامت دارد؛ کاملا احساس مشابهی دارد. او تمام ساعات روز کاری خود و همچنین زمان استراحتش را در بلوک‌های زمانی طولانی، برنامه‌ریزی کرده است. اولین بلوک زمان کاری تاوسلی از ساعت ۷ صبح تا ظهر است؛ از ظهر تا ۲ بعدازظهر، استراحت می‌کند و ساعت ۲ تا ۷ بعدازظهر، آخرین زمان‌بندی کاری او است.
بسیاری از کارمندان دورکار دیگر که با آن‌ها صحبت کردیم، توصیه می‌کنند تا چند جلسه کاری را در یک‌روز قرار دهید یا بازه‌های زمانی خاصی را برای آن‌ها درنظر بگیرید. مثلا می‌توانید چند روز اول هفته را به جلسات و کارهای کوچک‌تر اختصاص دهید و از روزهای بدون جلسه، برای تمرکز بیشتر روی پروژه‌های بزرگ‌تر استفاده کنید. «الی دکر (Allie Decker)»، یکی از نویسندگان محتوا و مقیم شیکاگو، در این زمینه می‌گوید:
تمام جلسات خود را به‌نحوی تنظیم کنید تا طی دو یا سه روز، برگزار شود و چند روز را خالی بگذارید تا با تمام قوا، کار را انجام دهید.
الی دکر
برنامه‌ریزی جلسات به‌صورت گروهی، علاوه‌بر این‌که باعث پیشگیری از توقف کار برای یک تماس ۳۰ دقیقه‌ای کاری می‌شود؛ زمانی را که شما برای تهیه جلسات صرف می‌کنید، کاهش می‌دهد.
می‌توانید از روزهای بدون‌جلسه، برای بیرون‌آمدن از خانه و تغییر فضای کاری خود، استفاده کنید و دیگر نگران تماس‌های ویدئویی یا تلفنی در مراکز عمومی با سروصدای زیاد نباشید.
الی دکر
برنامه‌ریزی یک روز کاری که مکان حضور در دفترکار را ندارید، می‌تواند مشکل باشد. ممکن است بتوانید جلسات خود را در روزهای مشخصی برنامه‌ریزی کنید؛ اما گاهی همکاران‌تان در شرکت یا دورکارانی که در منطقه زمانی دیگری اقامت دارند، باعث می‌شوند که جلسه در زمانی برگزار شود که برای شما مناسب نباشد. درحالی‌که باید برای جلسات مهم، استثنا قائل شوید؛ همچنان تمام تلاش خود را به‌کار برید تا برنامه منظم هفتگی خود را اجرا کنید و ساعات کاری‌تان را به گروه هم اطلاع دهید.
اگر شرکت شما، سیستم تقویم و برنامه‌ریزی دارد که همکاران‌تان می‌توانند برنامه شما را در آن ببینند و زمانی برای جلسه با شما تنظیم کنند؛ با مدیر خود مشورت کنید تا ببیند که آیا می‌توانید زمان‌هایی را در برنامه با عباراتی علامت‌گذاری کنید یا خیر. عبارت‌هایی مثل «قرار نگذارید»، «زمان کار» یا «اگر می‌خواهید برای این زمان، جلسه داشته باشیم؛ به من ایمیل بزنید» قرار دهید. همچنین یادداشت‌هایی در جدول برنامه، بگذارید و توضیح دهید که چرا شما وقت خالی برای جلسات، در برنامه کاری خود ندارید. به این ترتیب همکاران‌تان متوجه می‌شوند که این زمان‌های شما، به پروژه‌های بزرگ‌تر اختصاص یافته است.
۳. ارتباط خود با افراد را بیشتر کنید
وقتی در دورکاری هستید؛ ممکن است همکاران‌تان در یک منطقه زمانی دیگر که از تایم محلی‌تان اطلاع ندارند، شما را به تماس‌های ویدیویی در ساعت غیرمعمولی دعوت کنند که برای‌تان مناسب نباشد. حتی اگر در یک منطقه زمانی، قرار دارید؛ شاید مدام سوءتفاهم‌هایی پیش بیاید که چرا به‌جای مکالمه رودررو درباره دستاوردهای یک پروژه گروهی، ایمیل فرستاده‌اید.
برای جلوگیری از ایجاد سردرگمی بین خود و همکاران‌تان در شرکت، سعی کنید دائما با آن‌ها در تماس باشید. حتما مدام با همکاران خود، از طریق مکالمات تلفنی، گفتگوهای ویدیویی یا پیام‌رسان مستقیم شرکت، ارتباط داشته باشید و از اوضاع آن‌ها و روند کار، مطلع شوید. «کریستینا پریکان (Christina Perricone)»، مدیر گروه وبلاگ‌نویسی که در آتلانتا اقامت دارد، می‌گوید:
در تمام زمینه‌ها، صحبت کرده و ارتباط برقرار کنید. از آن‌جاکه افراد نمی‌توانند حضوری با شما ارتباط بگیرند تا سوءتفاهم‌ها را برطرف کنند؛ بسیار مهم است که همه‌چیز را با جزئیات کامل، توضیح دهید و اطلاعاتی بیشتر از آن‌چه فکر می‌کنید ضروری است، به اشتراک بگذارید.
کریستینا پریکان
در عین رعایت ادب و کاملا حرفه‌ای، درمورد برنامه خود، فهرست فعلی وظایف‌تان، ظرفیت خود و انتظارات‌تان از سایر اعضای گروه، شفاف صحبت کنید تا همکاران و مدیران شما بدانند که چه هدفی دارید و از آن‌ها چه می‌خواهید.
۴. قرارهای مجازی و چت غیررسمی با همکاران، ترتیب دهید
وقتی خارج از دفتر کار می‌کنید، به‌دست‌آوردن ارتباطات ارزشمند و دیده‌شدن از طرف مدیران، کار سختی است. از آن‌جایی‌که همکاران شما در شرکت، حین گفتگوهای غیررسمی و تفریحات دسته‌جمعی، زمان ناهار و قهوه یا رویدادهایی که شما قادر به شرکت در آن‌ها نخواهید بود، ارتباط پیدا می‌کنند؛ مهم است که شما، روش‌های خلاقانه‌ای برای آشنایی با همکاران خود و بهبود روابط کلیدی با مدیران گروه بیابید. «هنری فرانکو (Henry Franco)»، مدیر رسانه‌های اجتماعی و مستقر در ایلینوی، می‌گوید:
به‌عنوان یک کارمند دورکار، عجیب نیست که با جلوی‌چشم‌نبودن، فراموش شوید. یک روش عالی برای حفظ ارتباط با همکاران‌تان، ترتیب‌دادن جلسات هفتگی، دو هفته یک‌بار یا ماهی یک‌بار، با هر یک از همکاران گروه به‌صورت منظم است.
هنری فرانکو
پریکان هم به توضیحات فرانکو، اضافه می‌کند که:
از هر فرصتی برای ارتباط با همکاران، استفاده کنید. جلسات گروهی، جلسات یک‌به‌یک یا مکالمات تصویری بدون برنامه‌ریزی قبلی، برای حل مشکلات مناسب هستند. باید از هر فرصتی استفاده کنید تا به‌عنوان دورکار، کمبود تعامل در محیط کاری را جبران کنید.
کریستینا پریکان
در گروه وبلاگ هاب اسپات، یک استراتژی عالی یک‌به‌یک به‌نام «قهوه مجازی» وجود دارد که برای ارتباط با همکاران، استفاده می‌شود. در طول این مکالمات غیررسمی مجازی، این فرصت دارید تا بدون آن‌که دستور جلسه داشته باشید؛ زمانی را برای شناخت همکاران دورکار یا همکارانی که در شرکت کار می‌کنند، تنظیم کنید.
لزوما نباید از زمان مکالمات غیررسمی (کافی چت) خود برای صحبت درمورد کار استفاده کنید. درعوض می‌توانید از آن زمان، برای شناخت بیشتر همکاران یا مدیران خود استفاده کنید. ایجاد این روابط به شما کمک می‌کند تا با همکارانی که دورتر هستند، روابط بهتری برقرار کنید. این مکالمات کوچک به شما کمک می‌کنند تا اطلاعات بیشتری از نحوه همکاری گروه خود در شرکت، داشته باشید.
۵. فضای کارآمد برای دورکاری ایجاد کنید
کار کردن در تختخواب یا آشپزخانه، ممکن است شما را به خواب، آشپزی یا تمیزکاری در ساعت‌های کاری ترغیب کند. درعین‌حال، فضای پرسروصدای خانه هم باعث حواس‌پرتی شما می‌شود. اگر می‌خواهید به‌طور جدی، از منزل کار کنید؛ باید به‌فکر یک دفترکار مناسب با فضای آرام و دور از حواس‌پرتی باشید که میزکار، نورپردازی عالی و اینترنت داشته باشد.
سعی کنید فضایی را در خانه خود، فقط برای کار اختصاص دهید. پاسخ به تماس‌کاری، زمانی‌که در رختخواب هستید یا نوشتن یادداشت‌های کاری مقابل تلویزیون، مفید نخواهد بود. شما به فضایی نیاز دارید که در آن، تمرکز و بازدهی بالا داشته باشید. از این‌طریق می‌توانید کار و زندگی خود را تا حد‌امکان، جدا ازهم، نگه‌دارید.
کریستینا پریکان
همان‌طور که پریکان اشاره می‌کند، زمانی‌که از خانه کار می‌کنید، ممکن است مرز زندگی کاری و زندگی شخصی شما، ازبین برود. برای جلوگیری از ورود استرس شغلی به زندگی شخصی، کار خود را در فضای مشخصی از خانه، انجام دهید تا پس از اتمام ساعت کاری، از نظر روحی و جسمی، از کار خود دور شوید.
از کار کردن در اتاق‌خواب یا اتاق نشیمن، خودداری کنید؛ زیرا در آن مکان‌ها امکان بیشتری برای حواس‌پرتی وجود دارد و تعیین مرز کار و استراحت، دشوار می‌شود. اگر قسمت مستقلی از خانه را برای کار انتخاب کنید که بتوانید پایان ساعت‌کاری، در آن را ببندید و به محیط خانه بروید، بسیار بهتر است.
هنری فرانکو
۶. خارج از فضای همگانی منزل، دورکاری کنید
گاهی‌اوقات خانه شما، حتی اگر فضای خاصی را برای کار در آن، اختصاص داده باشید؛ می‌تواند باعث حواس‌پرتی‌تان شود.
مهم‌تر از محیطی که حواس شما را پرت می‌کند، یکی‌بودن فضای خانه با محل کار به‌صورت همیشگی، ممکن است برای سلامتی روحی‌تان چندان مناسب نباشد. مثلا یکی از نظرسنجی‌های اخیر «بافر (Buffer)» نشان داد که ۲۲ درصد کارمندان دورکار، در پایان روز کاری خود، با مشکل ترک‌کردن کار مواجه هستند.
سختی ترک‌کردن کار در مشاغل دورکاری، به این معنی است که شما از اتفاقات زندگی شخصی خود، عقب می‌مانید یا حتی در شرایطی که روز کاری به پایان رسیده است؛ درمورد مهلت تحویل یک پروژه، احساس فشار و استرس کنید.
همان‌طور که «فرانکو» در نکته پنجم اشاره کرد، داشتن یک اتاق کار در خانه، به شما فرصت می‌دهد تا کار خود را در انتهای ساعت کاری، کنار بگذارید و به زندگی شخصی خود بپردازید. اما اگر محیط مستقلی برای کار در منزل، نداشته باشید؛ فرار از کامپیوتر یا پاسخ به ایمیل‌ها در شب، آن‌هم زمانی که باید روی زندگی شخصی خود تمرکز کنید، بسیار دشوار است.
اگر قسمت‌های مختلف خانه را آزمایش کرده‌اید و مطمئن شدید که خانه یا آپارتمان شما، مکان مناسبی برای دورکاری نیست؛ به مکان دیگری مثل کافی‌شاپ، کتابخانه یا فضای کار اشتراکی بروید.
من عموما از خانه کار می‌کنم، اما گاهی اوقات برای افزایش بهره‌وری یا گپ با افراد دیگر، نیاز به تغییر محیط و منظره اطرافم دارم.
الی دکر
از نظر دکر، پیداکردن بهترین فضا برای کار، می‌تواند یک پروسه طولانی باشد؛ بنابراین باید کمی آزمون‌وخطا انجام دهید تا مناسب‌ترین مکان را پیدا کنید.
اگر چند مکان اول که انتخاب کردید، مناسب نبودند؛ ناامید نشوید و خود را سرزنش نکنید. با گذشت زمان، محل دلخواه‌تان را پیدا خواهید کرد. نکته مثبت این است که اگر به‌طور مرتب به یک کافی‌شاپ برای انجام دورکاری بروید، توسط باریستاها شناخته می‌شوید!
الی دکر
۷. هنگام دورکاری برای تماس‌های ویدیویی، آماده باشید
به‌عنوان یک کارمند دورکار، به‌احتمال‌زیاد چت‌های ویدیویی مداوم، بخشی از کارتان خواهد بود. بنابراین، مطمئن شوید که فضای کاری شما، نور کافی دارد و محیط اطراف‌تان حرفه‌ای است.
اگرچه ممکن است خاموش‌کردن دوربین و اجتناب از نشان‌دادن محیط اطراف به همکاران، وسوسه‌انگیز باشد؛ اما «پریکان» می‌گوید که حضور در تماس ویدیویی با دوربین روشن، برای ارتباطات فردی و دیده‌شدن به‌عنوان عضو فعال شرکت، بسیار مهم است.
ویدیو را هنگام تماس تصویری، روشن کنید. ۹۳ درصد ارتباطات، به‌صورت غیرکلامی است. دورکاری، شما را از خواندن زبان بدن و حالات صورت افراد در جلسه، محروم می‌کند؛ اما تماس‌های ویدئویی، این قطع ارتباط ناشی از عدم حضور فرد را کاهش می‌دهد.
کریستینا پریکان
۸. استراحت را فراموش نکنید
شما برای یک کار معمولی تمام‌وقت داخل اداره، معمولا یک یا دو زمان استراحت در طول روز و همچنین زمانی برای ناهار دارید. اما زمانی‌که در خانه هستید و روی پروژه بزرگی تمرکز دارید، شاید زمان را فراموش کنید و حتی زمانی که به استراحت کوتاهی نیاز دارید، به فکر آن نباشید. به‌همین‌دلیل باید زمان‌هایی را برای استراحت، در تقویم خود مشخص کنید.
ازآنجایی‌که با دورکاری، نشانه‌های اجتماعی که در محیط کار وجود دارند، مثل صرف ناهار با همکاران یا پایان روز کاری، را از دست می‌دهید؛ باید خودتان آن‌ها را بسازید. در تقویم خود زمانی را برای ناهار، پیاده‌روی یا تمرین ورزشی در طول روز، قرار دهید. در غیر این‌صورت، شاید روزانه بیش از ۱۰ ساعت، جلوی کامپیوتر باشید.
کریستینا پریکان
زمانی‌که استراحت می‌کنید، بهتر است کارهای آرامش‌بخش انجام دهید که درعین‌حال، مفید هم باشد؛ مثل بیرون‌رفتن برای ناهار یا یک پیاده‌روی خوب خارج از محیط خانه. «تایلر لیت‌وین (Tyler Littwin)»، مدیر هنری هاب اسپات هم، با دیدگاه «پریکارن» درمورد برنامه‌ریزی برای زمان استراحت، کاملا موافق است و کارمندان دورکار را به استراحت و هواخوری بین کار، تشویق می‌کند.
به نظر من، وقتی همکاران‌تان نباشند تا با آن‌ها نهار یا قهوه بخورید، راحت‌تر است که مدت طولانی در یک محل بمانید و از جای خود تکان نخورید. اما معتقدم پیاده‌روی، یک مسئله اساسی برای حفظ سلامت و افزایش بهره‌وری شما است. حتی ۱۵ تا ۲۰ دقیقه، برای ایجاد حس بهتر، کافی است.
تایلر لیت‌وین
درنظر گرفتن روش کار کردن از راه دور سالم
همان‌طور که همکاران دورکار هاب اسپات هم یادآوری کردند، کلید موفقیت برای کار کردن از راه دور و ریموت، تنظیم یک برنامه کاری است که امکان می‌دهد تا وظایف مختلف خود را بهتر انجام دهید. حتی زمانی‌که به معنای واقعی کلمه، مجبور هستید تا کار را با خود به خانه بیاورید.
از زمانی‌که کار کردن در خانه را شروع می‌کنید یا شیوه زندگی از راه دور را امتحان می‌کنید؛ حتما برنامه‌های کار و زندگی خود را به‌صورت منظم، بنویسید؛ همچنین مرزهای ضروری برای خود و همکاران‌تان تعیین کنید. این استراتژی‌ها باعث می‌شوند تا ساعات کاری مفیدتری داشته باشید و به موفقیت بیشتری در حرفه دورکاری خود، دست یابید